Une méthode d'accompagnement, la même pour tous.
Sept étapes claires, applicables de la même façon par chaque accompagnateur, pour garantir une qualité homogène — de la première question jusqu'au suivi du dépôt.
Une idée, une action, un bouton principal.
Le moteur de règles complète l'IA : décisions explicites et auditables.
S'appuyer sur les rails de l'État, ne pas les reconstruire.
Protection des données : minimisation, consentement, suppression à tout moment.
Accessibilité : langue, audio, lecture simple.
- 1
Accueillir et mettre en confiance
Créer un climat rassurant, sans jargon, dans la langue de la personne.
- Se présenter et expliquer la confidentialité des documents.
- Proposer l'écoute audio des consignes en shimaoré ou kibushi.
- Rappeler qu'aucune démarche n'est engagée sans accord de la personne.
Garde-fou
Consentement explicite avant toute saisie de données.
Outil CAP Dossier
Microcopy tutoyante, lecture audio, badges de protection des données.
- 2
Comprendre la demande
Identifier la démarche réelle derrière la question, une étape à la fois.
- Laisser la personne formuler sa question en langage simple.
- Reformuler pour valider la compréhension.
- Ne poser qu'une question à la fois.
Garde-fou
Ne jamais présumer : confirmer la situation avec la personne.
Outil CAP Dossier
Assistant pas-à-pas et reformulation guidée.
- 3
Déterminer pièces et orientation par les règles
Obtenir une liste de pièces et un organisme fiables, sans hallucination.
- Renseigner la situation dans le moteur de règles explicite.
- Lire la trace d'audit : chaque pièce est justifiée par une règle.
- Vérifier l'organisme compétent proposé.
Garde-fou
Le moteur est explicite et auditable : l'IA ne décide pas seule.
Outil CAP Dossier
Moteur de règles métier (référentiel versionné) + trace d'audit.
- 4
Réunir et scanner les pièces
Constituer un dossier complet et lisible.
- Suivre la checklist des pièces requises.
- Scanner chaque document et vérifier la lisibilité.
- Repérer les pièces manquantes ou à refaire.
Garde-fou
Aucune pièce sensible transmise en ligne sur les cas supervisés.
Outil CAP Dossier
Checklist dynamique et statuts de document (attendu / reçu / à refaire / validé).
- 5
Vérifier — supervision des cas sensibles
Sécuriser les situations à risque avant toute transmission.
- Identifier les cas marqués « supervisé » (ex. préfecture / séjour).
- Faire relire le dossier par un accompagnateur habilité.
- Documenter la décision de vérification.
Garde-fou
Domaines supervisés : validation humaine obligatoire.
Outil CAP Dossier
Alerte de supervision et rôles accompagnateur / agent.
- 6
Déposer via les rails de l'État
S'appuyer sur l'existant public plutôt que de le reconstruire.
- Utiliser FranceConnect et Aidants Connect pour le mandat.
- Déposer sur Démarches Simplifiées ou au guichet France Services.
- Conserver le récépissé et la référence de dépôt.
Garde-fou
Traçabilité du mandat via Aidants Connect.
Outil CAP Dossier
Raccordement aux rails publics (avant-guichet / après-guichet).
- 7
Suivre et signaler les blocages
Assurer le suivi et alimenter l'observatoire du territoire.
- Suivre le statut du dossier jusqu'à résolution.
- Signaler tout blocage rencontré (délai, accès numérique, pièce…).
- Clôturer et archiver selon la politique de rétention.
Garde-fou
Séparer nettement dossiers d'entraînement et dossiers réels.
Outil CAP Dossier
Suivi de dossier + observatoire des blocages.